Institutionen för informatik
Lunds universitet
Handledare: Umberto Fiaccadori
Student: Edvard Boras
Hemskrivning på avsnittet "Systemutveckling
och organisationsförändring", HT 1999
Vår uppgift på hemskrivningen på avsnittet "Systemutveckling och organisationsförändring" är att diskutera frågan:
Vilka kunskaper och egenskaper anser du att en professionell systemutvecklare bör ha?
För att besvara frågan måste man börja med att förstå vad en systemutvecklare sysslar med.
Man definierar en systemutvecklare som en person som tillbringar mest av sin tid med systemutveckling. Detta är en definition men det händer ofta att en systemutvecklare jobbar som: programmerare, systemplanerare, projektledare, konsult, sekreterare, biträde, lärare och med en hel del andra sysslor. I Andersens bok hittar man följande sysslor:
Systemudvikling omfatter blandt andet aktiviteter som programmering, systembeskrivelse, foranalyse, konvertering, vedligeholdelse og brugeruddannalse. Systemudvikling omfatter også aktiviteter som projektplanlaegning, estimering og kvalitetssikring. (Andersen m fl 1996, p: 12)
Beroende på vilka sysslor systemutvecklare har, varierar hans ansvar och samtidigt olika krav på kunskaper och egenskaper. För en nyexaminerad systemutvecklare, som strävar efter en bra jobb, finns det en hel del områden som han borde behärska.
En systemudvikler skal blandt andet beherske de matematiske sider af programmering, de sociologiske sider af organisationsudvikling og de psykologiske sider af udformning af brugergraenseflader. En systemudvikler skal vaere en dygtig designer, der kan saette nye ting samman, en dygtig analytiker, der kan saette sig ind i andres arbejdssituation, og en dygtig politiker, der kan håndtare et projekt praeget af usikkerhed og konflikter. (Andersen m fl 1996, s. 12)
I praktiken kan en systemutvecklare inte behärska alla relevanta områden. Under skoltiden får man inte tillräckligt med tid för att läsa alla de kurser som skulle täcka systemutvecklarens behov. Han skulle behöva f ex : 60 poäng i informatik 20 poäng i matematik, 20 poäng i ekonomiska ämnena, 20 poäng om psykologi och sociologi, 10 poäng i datologi,10 i kvalitetstyrning, 10 i design och samtidigt lära sig grunderna om politik, olika organisationer och pedagogik. De kurser skulle också täcka de lagramar som han måste kunna. Systemutvecklare kommer att möta en hel del problem med tanke på vilka krav på kunskaper som ställs framför honom.
Problemer skal ikke skubbes ind under stolen. De skal fram i lyset, så det bliver muligt at laere af egna og andres fejl. (Andersen m fl 1996, s. 13)
Bemötande av problem är den viktigaste mätaren av systemutvecklarens kvaliteter.
Enligt detta kan man urskilja tre olika typer av systemutvecklare:
1.Amatören som samlar på ursäkter,
2.Bluffmakaren som döljer felen (för en tid),
3.Proffset:
Ser svåra projekt som en utmaning.
Ser lätta projekt som möjlighet att experimentera och perfektionera.
Identifierar problem, fel och konflikter.
Det är inte så lätt att hålla sig på en sådan nivå att man kan kalla sig professionell systemutvecklare, men rekommendationer om hur man kan uppnå detta kan man hitta i Andersens bok
De professionalle systemudviklere analyserar andras og egne fejl for at laere af dem. De identificerer vaesentlige problemer og prover at lose dem.De er opmaerksomme på konflikter og forsoger at lade dem udspille sig i de rette omgivelser.
Den professionalle systemudviklere forsoger også at udvide detta reportoire ved at studere litteraturen, der bugner med forslag till forbedrede arbejdsformer. (Andersen m fl 1996, s. 17)
Systemutvecklare som följer de rekommendationer har stora chanser att utvecklas till proffsett i systemutvecklingen. Det finns situationer när detta inte räcker till, det vill säga när man befinner sig i en sådant klimat som inte ger tillgång till tillräckliga resurser eller den nödvändiga litteratur.
Et miljo for og en tradition omkring professionel systemudvinkling skal ideholde elementer som:
Avvikande situationer av den nämnda miljön kan den professionella systemutvecklare också lösa med tillfredsställande resultat. Beroende på projektet och den tillfälliga situationen måste den professionella systemutvecklare agera annorlunda från situation till situation.
For at kunne forstå og håndtere de situationer, der opstår, er det nodvendigt at kunne overskue projektet og dets omgivelser. Systemudviklere må forstå forholdet mellem
Förståelse av situationer blir lättare med tiden. Tiden är den avgörande faktorn vid skapandet av en erfaren systemutvecklare. I praktiken spelar erfarenhet den dominerande rollen, så har det alltid varit. Den professionella systemutvecklare utvecklas snabbare om han utnyttjar andras erfarenhet. Detta uppnår man genom läsande av adekvat litteratur, genom utbytte av information med kolleger eller via sökande av information och liknande problem via Internet, som börjar bli allt mer aktuellt.
Kendskab till metoder og teorier kan aldrig ersatte erfaring, men for den erfarne praktiker kan nye metoder tilfore ideerog muligheder, og teorier kan vaere en hjaelp til at forstå og bearbejde egne erfaringer. (Andersen m fl 1996, p.42)
Nya metoder är något som ständigt återkommer i en systemutvecklarens jobb och något som måste noggrant följas om man vill hålla sig i proffskretsar. Liknande situationen är med nya teknologier.
Teknologien tages i anvendelse på flere områder, den indbygges i eksisterende udstyr og maskineri, og flere af de systemer, som tidligare var enkeltstående, sammenkobles nu via netvaerk i omfattende edb-baserade systemer. Disse forandringer betyder, at der stilles nye krav till systemudviklingen. (Andersen m fl 1996, s.43)
Krav som ställs framför en systemutvecklare blir ständigt svårare att bemöta. Tiden spelar en avgörande roll och den bästa förklaringen till detta hittar vi i följande passus.
The development of new technical possibilities has alweys been much quicker than the development of the thinking about IS (informations system). In any field this will lead to imbalance and confusion. (Checkland & Howell 1998, s.56)
Utveckling av de nya teknologierna behöver inte betyda att de teknologier måste användas vid nästa projekt eller att de är bättre eftersom de är nyare. De nya teknikerna måste få lite tid för att anpassa sig till olika miljö och troligtvis får de chans att förbättras, det vill säga att man eliminerar de fel som man hittade under tiden.
Systemudvikling omfatter såvel tilpasning af eksisterende edb-baserede systemer som udvikling af nye. (Andersen m fl 1996, s. 44)
Att hantera systemutvecklingen på det bästa sättet har man försökt genom tiderna. Det är flera skolor som uppstår med tiden och som försöker hitta och förklara de bästa sätten att hantera systemutveckling. Inom den skandinaviska teoriskolan finns det tre inriktningar. De tre skolorna vilka hanterar konsekvenser under såväl utvecklingsprocessen som resultat är:
Det finns ingen självklar metod som alltid är bäst, men de tre skolorna inom den skandinaviska skolan kan bidra med viktiga poäng till ett modernt systemutvecklings projekt.
Förutom förståelse av fördelar och nackdelar i de olika skolorna måste man kunna hantera en antal metoder som används vid systemutvecklingen. Någonting som en systemutvecklare absolut måste behärska är SSM (Soft systems methodology). Kort sagt går SSM ut på att använda modeller för att förstå, diskutera och kanske förändra sitt beteende. Det var Checkland som har successivt utvecklat SSM sedan 1970-talet.
Checklands tanke var att systemtänkande bör vara ett komplement till traditionellt vetenskapligt tänkande. Förhållandet mellan "VAD" och "HUR" är centralt i alla systemtänkande enligt honom. Förutom Checklands definition om SSM en bra beskrivning kan vi hitta hos von Bulow (1989):
Soft systems methodology (SSM) is a methodology that aims to bring about improvements in areas of social corner by activating in the poeple involved in the situation a learning cycle which is ideally never-ending. (Checkland & Howell 1998, s.14)
Inom SSM använder man två typer av analyser:
Checklands mönster för att modellera mänskliga aktivitetssystemer består av rotdefinition som beskriver vad systemet är och konceptuella modeller som beskriver vad systemet måste göra föra att vara det som beskrivs i rotdefinitionen.
SSM är att ta till när man inte har klart strukturerade problem, eller när mål inte kan ses som givna och tydligt formuleras. (Ingman, SSM kompendiet 1998, s.4)
Eftersom man oftast hamnar i situationer som nämndes innan då är SSM en av verktyg som systemutvecklare måste kunna behärska. Förutom SSM kan man hitta en hel del andra metoder, modeller och principer som kan användas inom systemutveckling. Erling S Andersen i sin bok från 1994 förklarar noggrant Vägg-grafmetoden, ISAC – modellen (Information System Work and Analysys of Changes), SASD – modellen (Structured Analys and Structured Design), JSD – modellen (Jackson System Development), Datamodellering och en del andra verktyg som används i systemutveckling. Förståelse och användning av de verktyg ger en steg framåt till professionell systemutveckling.
Socioteknisk systemutveckling är också en nödvändighet i den professionella systemutvecklarens liv. Den sociotekniska analysen grundar sig på systemtankegången. Budskapet är att de olika delarna i ett system (tekniska liksom sociala) inte kan ses isolerade från varandra. De är förbundna med varandra i ett ömsesidigt beruendeförhållande.
En intressant teori, som också ger en del av nyttiga kunskaper till en systemutvecklare är Kaos teori som i korta drag analyseras i Dafts bok på följande sätt:
The new science of chaos theory tells us that we live in a complex world full of randomness and uncertainty. Our world is characterized by surprise, rapid change, confusion and often seems totally out of control. One characteristic of chaotics systems, called the butterfly effect, is relevant for today’s managers. The butterfly effect means small events can have gaint effects. (Daft 1998, s. 14)
Att behärska teoretiska skolor, olika modeler, teorier och de kunskaper som man får enbart i skolan är en bra förutsättning för att vara en bra systemutvecklare, men det krävs mycket mer om man vill komma till en professionell nivå. Framför allt gäller det sociala kompetenser. Att kommunicera med olika människor är nödvändigt i systemutvecklarens jobb. Hur ska det gå till, påverkar i stort sätt den slutliga resultaten i pågående projekt. Under kommunikationen måste systemutvecklare vissa en speciell förståelse för moraliska och etiska regler. Det finns olika uppfattningar om innebörden av de termer och följande tolkningar hittar vi hos Sissi Ingmans.
Traditionell (västerländsk) förståelse:
Moral - praktiskt handlande.
Etik - teoretisk reflektion över människans handlande och kritisk prövning av handlingsregler eller värderingar och normer som styr handlande. (Ingman, Etik och teknik kompendium, 1998 )
Som vi ser är de etiska värderingar olika för olika kulturer och individer. Etik bygger inte på några grundläggande principer som accepteras av envar. Definition av etik är därför nästan omöjligt att ge eftersom varje kultur, till och med individ, kan stå bakom olika värderingar. En enkel gemensam definition skulle vara något som:
Etik – en samling av principer och normer som bestämmer vad som är rätt och fel i en given situation (Kompendium om etik)
Att hänga med de etiska regler som finns i de olika organisationer ger stora fördelar. Ännu mer får en systemutvecklare om han verkligen har förståelse för hur en organisation fungerar. För att göra detta måste han förstå organisations teori eftersom:
Every organization, every manager in every organization, is involved in organization theory. (Daft 1998, s.6)
Det vill säga oavsett ville vi det eller inte, kommer vi att ingå i en organisation och de som förstår organisationens teori får stort försprång i jämförelse till andra. En enklare förklaring av organisations teori hittar vi i Dafts bok.
Organization theory is a way to see and analyze organisations more accurately and deeply than one otherwise could. (Daft 1998, s.20)
Förståelse av Organisations teori skulle vara något nyttigt för varje person i organisationen men det brukar vara så att systemutvecklarna är de som verkligen försöker förstå den teori. Förutsättning för en professionell systemutveckling är en verklig förståelse av teori och inte bara försök till förståelse.
For poeple who are or will be managers, organisation theory provides significant insight and understanding to help them become better managers.(Daft 1998, s. 26)
Organisations teori ger flera förklaringar till alla frågor har något att göra med organisationen. Förklaring till den enkla fråga:" Vad är en organisation?" skulle vara följande:
Organizations are (1) social entities that (2) are goal directed, (3) are designed as deliberately structured and coordinated activity systems, and (4) are linked to the external enviromant. (Daft 1998, s.10)
Helt enkelt kan vi säga att en organisation tillvärkar produkter och ger tjänster till kunderna. Naturligtvis vill kunderna komma åt produkter och tjänster till bästa möjliga pris och det är det som ger vikt till förståelse av organisations teori. Om företaget erbjuder sina produkter och tjänster med priserna som inte är konkurrenskraftiga på marknaden då uppstår stora chanser att något i organisationen inte fungerar som det borde göra. Detta leder till stora problem och utan kunder är företaget tvungen att lägga av.
Organzations are hard to see. They are all around us and shape our lives in many ways. An organization exists when poeple interact with one another to perform essential functions thet help attain goals. (Daft 1998, s.10)
I den föregående passusen förtydligar Daft svårigheterna om förståelse av en organisation. För det första måste systemutvecklaren känna igen en organisation och när man får en uppfattning om organisationen, följer en analys. Viktenhet av en sådan analys hittar vi i nedanstående sju anledningar.
Seven reasons organizations are important to you and to society:
Analys av organisationen beror på dess utformning. Som vi alla vet är alla organisationer inte formade på samma sätt och skillnaden kan variera i en bred utsträckning.
One significant developmant in the study of organizations was the distincion between closed and open systems. A closed system would not depend on its enviroment; it would be autonomous, enclosed and sealed off from the outside world. An open system must interact with the environment to survive; it both consumes resources and exports resources to the enviroment. (Daft 1998, s.13)
Förståelse av föregående citatet blir lättare med en enkel definition av en system. En sådan definition hittar vi också i Dafts bok.
A system is a set of interacting elements that asquires inputs from the environment, transforms them and discharges outputs to the external environment. (Daft 1998, s.13)
Organisation teori är det första som en systemutvecklare måste använda sig av vid anställningen, men det är viktigt att han inte nöjer sig med detta eftersom organisation, som nästan allt annat, förändras ständigt. Detta leder till ett behov att till och med analys om organisationen görs med jämna mellanrum från början. Systemutvecklaren borde vara noggrant med detta och akta sig att inte göra detta mekaniskt. Om man vid den första analysen gör något fel finns det risk att man upprepar felet vid den nästa analysen.
Slutgiltigen kan man säga att det är nästan omöjligt för en systemutvecklare att täcka alla kunskaper och egenskaper som är nödvändiga för en professionell systemutveckling. Han bör inrikta sig i sin profession till dem delar han jobbar med. Användning av litteraturen bör vara en del av vardagen om man vill hålla jämna steg med utvecklingen. Naturligtvis är det så att de kunskaper som han tar med sig från skolan måste uppfriskas och kombineras med den erfarenhet han får med tiden. Förutom kunskaper om de olika teorier, modeler, metoder och liknande måste han vara väldigt försiktig med de etiska och sociala aspekter.
Litteraturförteckning
Checkland, P-Holwell,S: Information, Systems and Information Systems, John Wiley & Sons Ltd, 1998
Andersen, N-E et al: Professionell Systemudvikling, Tekniks Forlag A/S, 1996
Daft, Organization theory and design, South-western college publishing, 1998
Andersen, Systemutveckling – principer, metoder, och tekniker, Studentlitteratur, 1994
Ingman, S: SSM – Soft Systems Methodology, Lektionskompendium, 1998
Ingman, S: Etik och teknik kompendium, 1998